Hướng Dẫn Xin Visa Công Tác Nhật Bản Mới Nhất Năm 2024

Xin visa công tác Nhật Bản có thể là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tỷ lệ thành công cao, điều quan trọng nhất là nắm vững các yêu cầu và quy định của Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản. Ở bài viết dưới đây, hãy cùng visa Thiên Hà tìm hiểu hướng dẫn xin visa công tác Nhật Bản chi tiết nhất nhé!

Visa công tác Nhật Bản là gì?

Visa công tác Nhật Bản, còn được gọi là visa thương mại, là một loại thị thực dành cho công dân Việt Nam muốn nhập cảnh vào Nhật Bản với các mục đích sau đây:

• Thực hiện công việc liên quan đến liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, học tập (không bao gồm việc ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng).
• Giao lưu học thuật và văn hóa.
• Tham gia giao lưu thể thao, dự thi, và các hoạt động tương tự.

Tuy nhiên, visa công tác Nhật Bản không phù hợp cho những người muốn làm việc có trả công, lương, hoặc lao động tại Nhật Bản.

Thời hạn tối đa của visa công tác Nhật Bản là 90 ngày (không quá 3 tháng). Thủ tục chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ xin thị thực thương mại Nhật rất phức tạp và rườm rà. Đối với những người chưa có kinh nghiệm, tỷ lệ bị từ chối visa khá cao. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên tìm đến sự tư vấn và hỗ trợ từ các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ để đảm bảo quá trình xin visa diễn ra thuận lợi.

Các loại visa công tác Nhật Bản

Hiện nay, visa công tác Nhật Bản bao gồm hai loại chính, tùy vào mục đích nhập cảnh mà bạn có thể lựa chọn loại thị thực phù hợp để tối ưu chi phí:

1. Visa thương mại 1 lần – Single (visa lưu trú ngắn hạn có hiệu lực một lần):

   – Đối tượng cấp: Công dân có quốc tịch nước ngoài đến Nhật Bản để thực hiện các mục đích như đã nêu.

   – Thời hạn hiệu lực: 3 tháng.

   – Thời gian lưu trú: 15 ngày.

2. Visa nhiều lần thương mại – Multiple (visa lưu trú ngắn hạn có hiệu lực nhiều lần):

   – Đối tượng cấp: Nhân viên chính thức của công ty Nhật Bản – là hội viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản hoặc vợ/chồng/con, bố/mẹ (bao gồm cả bố/mẹ của vợ/chồng) của nhân viên đó.

   – Thời hạn hiệu lực: 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm.

   – Thời gian lưu trú: 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày.

Lưu ý:

– Dù gọi là “nhiều lần thương mại,” từ lần thứ hai trở đi khi nhập cảnh vào Nhật Bản, visa này cũng có thể được sử dụng cho mục đích thăm bạn bè, người quen hoặc du lịch.

– Visa thương mại Nhật Bản có thời hạn 5 năm và thời gian lưu trú từ 30 đến dưới 90 ngày/lần cũng được nhiều người quan tâm. 

Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản là gì?

Để được cấp thị thực công tác Nhật Bản, không phải tất cả người nước ngoài có nguyện vọng nhập cảnh vào đất nước này đều được chấp nhận. Bạn phải đáp ứng các điều kiện xin visa sau đây:

• Người xin visa phải có hộ chiếu còn hiệu lực và đảm bảo quyền lợi, tư cách để trở về nước xuất phát hoặc tái nhập quốc gia đang cư trú.
• Hồ sơ xin cấp visa phải được trình nộp đúng và chính xác.
• Hoạt động tại Nhật Bản của người xin visa, cũng như thông tin về gia đình hoặc vị trí công việc của họ, cùng với thời hạn lưu trú, phải tuân thủ tư cách và thời hạn lưu trú được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn (Điều lệ hành chính số 319 năm 1951, gọi tắt là “Luật xuất nhập cảnh”).
• Người xin visa không được liệt kê vào các mục đính trong Khoản 1 Điều 5 của Luật xuất nhập cảnh.

Xem thêm: Hướng Dẫn Xin Visa Nhật Bản – Kinh Nghiệm Xin Visa Du Lịch Nhật Bản Tự Túc Thành Công

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin visa công tác Nhật Bản

Để xin visa nhập cảnh công tác, người có nguyện vọng nên sắp xếp hồ sơ theo thứ tự và nộp trực tiếp tại cửa sổ lãnh sự hoặc Đại lý ủy thác được chỉ định (phí dịch vụ có thể phát sinh riêng). Dưới đây là những thủ tục cần thiết trong hướng dẫn xin công tác visa Nhật Bản: 

Hồ sơ xin visa công tác một lần.

*Lưu ý:

– Trường hợp người xin visa tự chi trả phí: Nộp cả hồ sơ ở mục【1】và【2】.

– Trường hợp phía mời bên Nhật chi trả phí: Nộp tất cả hồ sơ ở mục【1】,【2】và【3】.

【1】 Tài liệu người xin visa cần chuẩn bị:

– Hộ chiếu: Bản gốc.

– Tờ khai xin visa (đã dán ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc.

– Phần cuối của tờ khai xin visa phải được người xin visa chính chủ ký giống với chữ ký trên hộ chiếu.

– Mặt sau ảnh thẻ phải ghi đầy đủ họ và tên.

– Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có ảnh đã qua chỉnh sửa.

– Hồ sơ cần được xử lý trên máy tính, vì vậy đề nghị không dùng ghim kẹp.

Giấy xác nhận đang công tác: bản gốc

– Ghi rõ thời gian, nơi công tác và mức lương.

– Hợp đồng lao động sẽ không được chấp nhận.

– Yêu cầu làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

– Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi” (quyết định cử đi công tác hoặc giấy phái cử v.v.) nêu ở phía dưới.

Tài liệu chứng minh khả năng chi trả phí chuyến đi: bản gốc 1 trong các giấy tờ dưới đây

• Quyết định phái cử đi công tác của công ty/cơ quan.
• Giấy phái cử.
• Văn bản tương đương.

Yêu cầu làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “giấy xác nhận đang công tác”.

Giấy xác nhận đặt vé máy bay hoặc hành trình: 1 bản gốc

– Vé tàu cũng sẽ được chấp nhận.

– Không nên mua vé trước khi nhận được visa.

– Hành trình không phải là văn bản mà là bản in “hành trình bay” ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, họ tên, thời gian, địa điểm xuất phát/đến nơi.

【2】 Tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị:

– Người mời hoặc người bảo lãnh chỉ giới hạn là công ty, cơ quan, tổ chức chính phủ tại Nhật.

Giấy lý do mời: 1 bản gốc

– Trong phần mục đích nhập cảnh, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến” mà ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản.

– Trường hợp có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa, kèm theo danh sách người xin visa.

– Hợp đồng ký kết giữa công ty hoặc văn bản hội nghị, giấy tờ giao dịch cũng có thể được chấp nhận.

Lịch trình dự định: 1 bản gốc

– Bắt buộc phía mời bên Nhật phải làm tài liệu này. Nếu phía người xin visa làm tài liệu này và bị phát hiện sẽ bị từ chối cấp visa.

– Điền ngày nhập cảnh, ngày về nước (bắt buộc). Điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã dự định (bắt buộc).

– Lịch trình cần viết theo từng ngày, nếu có hoạt động tiến hành liên tục trong nhiều ngày, mục ngày tháng năm có thể ghi “từ ngày tháng năm… đến ngày tháng năm…”.

– Đối với dự định ngày cuối tuần, không ghi chung chung “ngày nghỉ”, “hoạt động tự do” mà ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể Giấy xác nhận đang công tác: 1 bản gốc

【3】Một số tài liệu từ phía bên Nhật để chuẩn bị trong trường hợp phải chi trả kinh phí.

1. Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc.

Lưu ý rằng nếu giấy chứng nhận bảo lãnh thiếu bất kỳ thông tin nào, nó sẽ không được chấp nhận.

2. Tài liệu giải thích tổng quan về công ty hoặc tổ chức bên Nhật: Một trong các giấy tờ sau đây (bản gốc):
3. Bản sao đăng ký pháp nhân.
4. Giấy giới thiệu tổng quan về công ty hoặc tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân).
5. Xác nhận đang công tác (trường hợp mời giảng viên đại học cá nhân).

Nếu phía bên Nhật đã niêm yết trên sàn chứng khoán, có thể thay thế các giấy tờ trên bằng bản sao báo cáo theo quý “shikiho”.

►Cần chuẩn bị các tài liệu một cách cẩn thận, đặc biệt là thư mời gốc, và cần có thư bảo lãnh từ công ty ở cả Việt Nam và Nhật Bản để chi trả.

Diện áp dụng thị thực	Điều kiện
C	a. Nhân viên chính thức ở công ty nhà nước  b. Nhân viên chính thức trong công ty niêm yết sàn chứng khoán  c. Nhân viên chính thức của công ty có vốn đầu tư Nhật Bản là thành viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại tỉnh, thành phố thuộc sự quản lý của Đại sứ quán Nhật Bản (Bao gồm cả Hội doanh nghiệp Nhật Bản tại các tỉnh, thành phố), đồng thời, là công ty có vốn Nhật Bản có cơ sở kinh doanh hoặc địa chỉ liên hệ tại Nhật Bản (Bao gồm cả văn phòng đại diện) d. Người đã từng đi Nhật Bản với mục đích thương mại trong vòng 3 năm trở lại đây, đồng thời, đã từng nhiều lần đi các nước G7 với mục đích lưu trú ngắn hạn (Trừ Nhật Bản). e. Người có chức vụ có quá khứ đi Nhật Bản với mục đích thương mại từ 3 lần trở lên trong vòng 3 năm trở lại đây
D	Bố mẹ (nói chung), Vợ/ chồng/ con của diện C ở trên

Ngoài các điều kiện chung khi xin Multiple Visa Nhật Bản, việc xin visa công tác Nhật Bản nhiều lần còn yêu cầu đáp ứng một số điều kiện riêng. Dưới đây là chi tiết các điều kiện đặc biệt trong hướng dẫn xin visa công tác Nhật Bản nhiều lần:

【1】 Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện C

1. Hộ chiếu: Bản gốc.

   – Hãy đánh dấu vào hộ chiếu để chứng minh rằng đã từng đi Nhật.

   – Nếu không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới, bạn phải nộp cả hộ chiếu cũ.

2. Giấy chứng nhận công tác của người xin visa: 1 bản gốc.

   – Ghi rõ thời gian công tác, chức vụ và mức lương.

   – Hợp đồng với cơ quan trực thuộc sẽ không được chấp nhận.

   – Cần viết  bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

3. Bản đưa ra lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc.

   – Giấy tờ do cơ quan trực thuộc cấp như quyết định cử đi công tác.

4. Giấy chứng minh “thỏa mãn điều kiện”:

   – Trường hợp ghi ở mục d và e, hãy đánh dấu vào hộ chiếu trang visa và dấu nhập cảnh chứng minh 3 năm gần đây đã từng sang Nhật và các nước G7.

   – Nếu không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới, phải nộp cả hộ chiếu cũ.

【2】Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện D

1. Hộ chiếu: Bản gốc.
2. Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc.

   – Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký tên giống với chữ ký trên hộ chiếu.

Xem thêm: Dịch Vụ Làm Visa Đi Nhật Bản Du Lịch, Công Tác Và Thăm Thân Đảm Bảo Đậu 99%

Hướng dẫn xin visa công tác Nhật Bản – địa chỉ nộp hồ sơ ở đâu?

Bạn có thể nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam hoặc thông qua các Đại lý ủy thác bao gồm VFS Global và 14 đại lý du lịch.

*Lưu ý: Hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán không được chấp nhận qua đường bưu điện, email hay Fax v.v.

Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản

Phí thị thực visa công tác Nhật Bản gồm:

►Phí sứ quán

Loại thị thực	Lệ phí (VNĐ)
Visa 1 lần	520.000
Visa nhiều lần	1.030.000
Visa quá cảnh	120.000
Kéo dài thời gian cho phép tái nhập quốc	520.000

►Phí VFS Global: 200.000 VNĐ/ đương đơn

►Phí dịch vụ (nếu sử dụng các dịch vụ của VFS Global)

Dịch vụ	Phí VNĐ (bao gồm thuế GTGT)
Chuyển phát nhanh kết quả đến Thành phố Hồ Chí Minh/Hà Nội	35.000
Chuyển phát nhanh kết quả đến ngoại thành Thành phố Hồ Chí Minh/Hà Nội	65.000
Cập nhật tình trạng hồ sơ qua tin nhắn SMS	65.000
Chụp hình	65.000
Photo giấy tờ	3.000
In ấn	15.000

Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản

Quy trình thủ tục xin visa thương mại Nhật Bản khá đơn giản với 5 bước chính. Trong quá trình này, bạn sẽ phải dành thời gian, công sức và tiền bạc chủ yếu cho bước chuẩn bị hồ sơ – bước quyết định xem bạn có đậu visa hay không.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
• Bước 2: Đặt lịch hẹn
• Bước 3: Nộp hồ sơ
• Bước 4: Nộp lệ phí
• Bước 5: Nhận kết quả

Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản là bao lâu?

Thời gian xét duyệt và cấp visa cho những người đã hoàn tất thủ tục nộp hồ sơ sẽ mất tối thiểu 15 ngày làm việc (trong trường hợp nộp thông qua Đại lý ủy thác, thời gian tối thiểu là 10 ngày làm việc).

*Lưu ý mới nhất: Do dự kiến có số lượng lớn hồ sơ xin nộp và số lượng hồ sơ có thể được cấp visa bị hạn chế, không có quy định cụ thể về thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa cho đến khi nhận được thông báo kết quả.

Xem thêm: Hướng Dẫn Điền Mẫu Tờ Khai Xin Visa Nhật Bản 2024

Dịch vụ hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản tại Visa Thiên Hà

Bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để hỗ trợ quy trình xin visa công tác Nhật Bản? Hãy để Visa Thiên Hà giúp bạn. Với kinh nghiệm và chuyên môn cao trong lĩnh vực này, chúng tôi tự hào là đơn vị dẫn đầu trong việc cung cấp dịch vụ và hướng dẫn xin visa công tác Nhật Bản.

Đến với Visa Thiên Hà, quy trình xin visa công tác trở nên đơn giản và thuận tiện hơn bao giờ hết. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ cho đến khi nhận được visa. Chúng tôi hiểu rõ yêu cầu và quy định của Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản, đảm bảo rằng hồ sơ của bạn được chuẩn bị hoàn chỉnh và đáp ứng các yêu cầu cần thiết.

Tuy quá trình xin visa công tác Nhật Bản có thể phức tạp, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết, bạn có thể đạt được thành công. Đừng ngần ngại liên hệ với visa Thiên Hà để được tư vấn hướng dẫn xin visa công tác nhật Bản trong quá trình này. Chúng tôi cam kết giúp bạn đạt được mục tiêu xin visa công tác Nhật Bản một cách thuận tiện và thành công.